Surat dalam arti sempit adalah alat untuk menyampaikan berita secara tertulis. Surat dalam arti luas adalah informasi tertulis yg dapat digunakan sebagai alat komunikasi tertulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu yang khusus berlaku untuk surat menyurat. Pada umumnya, dibutuhkan perangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum di perangko harus semakin besar juga. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran atau gagasan, alat bukti tertulis, alat pengingat, bukti historis dan pedoman kerja.
Surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari satu pihak ke pihak lain baik itu secara perorangan atau organisasi (kelompok). Sebagai salah satu bentuk komunikasi tertulis, surat mempunyai unsur yang terlibat di dalamnya, yaitu:
- Pengirim, yaitu orang atau organisasi yang menyampaikan pesan.
- Pesan, yaitu isi surat berupa informasi, instruksi, gagasan, atau perasaan pengirimnya.
- Penerima, yaitu orang atau organisasi yang menerima pesan
- Saluran, yaitu bagaimana pesan tersebut diformulasikan dalam ragam bahasa tulis dan disajikan dalam format yang sesuai dengan keperluan.
I. Berdasarkan Wujud Surat
- Kartu Pos Kartu pos adalah surat terbuka yang terbuat dari kertas berukuran 10 x 15 cm. Lembaran kertas surat ini biasanya tebal, sehingga berbentuk kartu. Kegunaan surat ini untuk menyampaikan berita yang singkat. Akan tetapi, pesan yang tertulis dapat diketahui oleh orang lain yang bukan haknya sebab berada pada halaman terbuka. Jenis surat ini biasanya dijual di kantor pos.
- Warkat Pos Warkat pos adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas. Surat seperti ini dapat dilipat menjadi amplop. Jadi, lembaran surat ini dapat dipakai sekaligus sebagai amplop. Kegunaan surat jenis ini adalah untuk menyampaikan berita yang agak panjang dalam sehelai kertas. Lembaran surat jenis ini biasanya dijual di kantor pos.
- Telegram Telegram adalah jenis surat yang berisikan pesan yang relatif singkat yang mana dikirim dengan bantuan pesawat telegram. Surat ini akan sampai ke tujuan dalam waktu yang singkat.
- Surat Bersampul Surat bersampul adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan menggunakan sampul surat. Surat jenis ini lah yang banyak kita gunakan dalam berkomunikasi. Kelebihan surat ini dibanding dengan jenis surat yang lain adalah lebih terjamin kerahasiaan isinya; lebih leluasa dalam menulis isi surat; lebih santun dalam surat menyurat.
II. Berdasarkan Pembuatan Surat
- Surat Pribadi Jenis surat ini ditulis atas nama pribadi seseorang serta berisi masalah pribadi penulis, baik yang ditujukan kepada teman, keluarga maupun instansi tertentu. Contoh surat ini adalah surat untuk keluarga, surat lamaran kerja, dan surat permohonan izin bangunan.
- Surat Resmi Surat resmi dibuat suatu instansi, organisasi atau lembaga perusahaan tertentu yang ditujukan kepada seseorang atau lembaga tertentu lainnya. Keberadaan instansi, lembaga, organisasi dan perusahaan tersebut disahkan secara hukum. Contoh surat resmi adalah surat dinas, surat niaga, dan surat sosial.
III. Berdasarkan Pesan Surat
- Surat Keluarga Surat keluarga adalah surat yang berisi masalah-masalah keluarga atau kekeluargaan. Contoh surat keluarga adalah surat untuk orang tua, saudara, dan teman.
- Surat Setengah Resmi Surat setengah resmi adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada instansi atau lembaga organisasi tertentu. Jenis surat ini misalnya surat lamaran kerja, permohonan IMB dan surat permohonan cuti.
- Surat Sosial Surat sosial adalah surat yang dibuat oleh lembaga sosial kepada seseorang, organisasi, atau instansi tertentu yang biasanya berisi berbagai masalah sosial. Misalnya, surat permintaan sumbangan dan edaran untuk kerja bakti.
- Surat Niaga Surat niaga adalah surat yang ditulis oleh suatu perusahaan perniagaan dengan pesan berniaga. Contoh jenis surat ini adalah surat penawaran harga, penagihan utang, lelang barang, atau pesanan barang.
- Surat Dinas Surat ini berisikan masalah kepemerintahan atau kedinasan dari suatu lembaga atau keorganisasian. Surat ini dapat ditujukan kepada instansi lain, perorangan dan organisasi tertentu. Misalnya, surat keputusan, surat perintah, dan surat tugas.
- Surat Pengantar Surat ini ditujukan kepada perorangan atau lembaga sebagai pengatur atau referensi seseorang untuk berhubungan dengan pihak penerima surat.
IV. Berdasarkan Keamanan Pesan Surat
- Surat Sangat Rahasia Surat ini berisi pesan dokumen penting yang berkaitan dengan rahasia atau keamanan suatu negara. Jenis surat ini dikirim dengan menggunakan tiga buah sampul. Pada sampul pertama dituliskan kode SR yang merupakan singkatan dari “Sangat Rahasia”. Pada sampul kedua dituliskan kode SRS, yaitu singkatan dari “Sangat Rahasia Sekali” serta dibubuhi segel atau lak untuk membuktikan keutuhan pesan surat. Pada sampul terakhir (luar) dibuat biasa agar tidak mengundang kecurigaan orang lain. Surat jenis ini, misalnya surat dari kementerian luar negeri, surat untuk negara-negara tetangga, dan surat dokumen kemiliteran.
- Surat Rahasia Jenis surat ini berisi dokumen ringan yang pesannya hanya pantas diketahui oleh satu atau beberapa pejabat tertentu atau yang berwenang pada sebuah instansi. Pengiriman surat ini menggunakan dua buah sampul. Sampul pertama dituliskan kode R atau RS yaitu singkatan dari “Rahasia” atau “Rahasia Sekali” serta disegel, sedangkan sampul kedua tidak diberi kode apa pun. Surat jenis ini misalnya surat tentang konduet pejabat dan surat dokumen suatu instansi.
- Surat Konfidensial Surat yang isinya haya layak diketahui oleh beberapa pejabat tertentu sebab pesannya memerlukan tindakan kebijaksanaan dari para pejabat tersebut. Misalnya surat hasil rapat pimpinan dan usulan kenaikan pangkat seseorang.
- Surat Biasa Surat biasa adalah surat yang pesannya dapat diketahui oleh orang lain tanpa mengakibatkan kerugian bagi pihak mana pun. Misalnya, surat edaran dan surat undangan.
V. Berdasarkan Ruang Lingkup Surat
- Memorandum/ Memo Memorandum adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau kepada pejabat yang setingkat dengan pejabat pembuat memo. Memorandum ini hanya berisikan catatan singkat tentang pokok-pokok permasalahan sebagai pesan yang ingin dikomunikasikan.
- Nota Nota adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau sebaliknya di dalam satu kantor untuk meminta data atau informasi.
- Surat Biasa Surat biasa adalah surat yang dikirimkan kepada orang lain, baik yang berada di dalam maupun di luar instansi yang bersangkutan.
VI. Berdasarkan Jumlah Pembaca Surat
- Pengumuman Pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada beberapa orang, instansi, atau pihak lain yang namanya terlalu banyak untuk disebutkan satu per satu. Pengumuman ini dapat digunakan dalam raung lingkup yang terbatas maupun dalam ruang lingkup yang lebih luas. Misalnya, pengumuman penerimaan pegawai dan kelulusan tes.
- Surat Edaran Surat edaran adalah surat yang dikirimkan kepada beberapa orang, baik di dalam maupun di luar kantor yang bersangkutan. Kadang-kadang, surat ini hanya berisi sesuatu yang hanya diketahui oleh para pejabat tertentu. Ada pula surat edaran yang dapat disebarkan ke raung lingkup yang lebih luas.
- Surat Biasa Surat biasa adalah surat yang khusus dikirimkan kepada seseorang yang namanya tertera pada alamat surat dan hanya untuk diketahui oleh orang yang dituju.
VII. Berdasarkan Penyelesaian Surat
- Surat Kilat Surat kilat adalah surat yang pesannya harus dapat disampaikan kepada penerima surat secepat mungkin. Tanggapan yang diharapkan dari surat tersebut pun perlu dilakukan dengan cepat.
- Surat Segera Pesan dalam jenis surat ini perlu segera disampaikan kepada penerima surat, tetapi tidak harus dikerjakan atau ditanggapi dengan cepat seperti pada surat kilat.
- Surat Biasa Jenis surat ini baik cara pembuatan atau pengirimannya tidak harus diprioritaskan seperti kedua jenis surat di atas.
VII. Berdasarkan Pengertian Umum
- Surat Terbuka Surat terbuka adalah surat yang ditujukan kepada pihak lain, biak perorangan maupun kelompok yang biasanya dimuat di media massa atau diedarkan secara terbuka.
- Surat Tertutup Surat tertutup adalah surat yang cara pengirimannya diberi sampul karena isinya tidak layak diketahui oleh pihak lain.
- Surat Kaleng Surat kaleng adalah surat yang pengirimannya tidak mencantumkan nama dan alamat pengirim secara jelas. Pengirim surat ini tidak bertanggung jawab terhadap isi surat. Akan tetapi untuk beberapa hal perlu juga diperhatikan oleh penerima surat pesan dalam surat itu.
contoh : Business Letter
PT BAHAGIA SELALU
Jl. Selindung Raya No. 12 Phone. (0265) 354612
Bangka 33123
Bangka, October 10th, 2014
to
Designation. General Manager
Affair
PT MAJU TERUS
Jl. Sudirman 23
Bangka
Dear Sirs,
Through this letter, let us
introduce our company to you. Our company named PT Bahagia Selalu is
engaged in the distributor of office stationery.
According to the information
we collect, PT MAJU TERUS is a property company that is growing rapidly and
will open again some marketing office in Bangka. In this connection, let us
offer some of stationery products that we market. Together with this letter we
attach a list of items and their respective prices.
If your company needs our
services, then simply contact us via telephone numbers (0265) 35412 and we'll
deliver the goods directly to the site. Further, we will send you an invoice
each end of the month for transactions occurring in the corresponding month. We
will give special discount if accumulated purchase within one month of more
than Rp 3.000.000, - (three million rupiah).
We hope that this offer can
proceed in a form of cooperation that benefits both parties. If Mr interested,
we are ready to make presentations and conduct further discussed.
Thus we submit the offer
letter, delivered thank you for your attention.
Sincerely,
PT BAHAGIA SELALU
Samil
Marketing Manager
Sumber :
http://diamondthatha.blogspot.com/2013/07/pengertian-suratbagian-bagian-suratdan.html
