Pengertian
Surat dalam arti sempit adalah alat untuk menyampaikan berita secara
tertulis. Surat dalam arti luas adalah informasi tertulis yg dapat
digunakan sebagai alat komunikasi tertulis yang dibuat dengan
persyaratan tertentu yang khusus berlaku untuk surat menyurat. Pada
umumnya, dibutuhkan perangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa
pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang
tercantum di perangko harus semakin besar juga. Fungsinya mencakup lima
hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran atau gagasan, alat
bukti tertulis, alat pengingat, bukti historis dan pedoman kerja.
Surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan
pesan dari satu pihak ke pihak lain baik itu secara perorangan atau
organisasi (kelompok). Sebagai salah satu bentuk komunikasi tertulis,
surat mempunyai unsur yang terlibat di dalamnya, yaitu:
- Pengirim, yaitu orang atau organisasi yang menyampaikan pesan.
- Pesan, yaitu isi surat berupa informasi, instruksi, gagasan, atau perasaan pengirimnya.
- Penerima, yaitu orang atau organisasi yang menerima pesan
- Saluran, yaitu bagaimana pesan tersebut diformulasikan dalam ragam
bahasa tulis dan disajikan dalam format yang sesuai dengan keperluan.
B. Jenis-jenis surat
I. Berdasarkan Wujud Surat
- Kartu Pos
Kartu pos adalah surat terbuka yang terbuat dari kertas berukuran 10 x
15 cm. Lembaran kertas surat ini biasanya tebal, sehingga berbentuk
kartu. Kegunaan surat ini untuk menyampaikan berita yang singkat. Akan
tetapi, pesan yang tertulis dapat diketahui oleh orang lain yang bukan
haknya sebab berada pada halaman terbuka. Jenis surat ini biasanya
dijual di kantor pos.
- Warkat Pos
Warkat pos adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas.
Surat seperti ini dapat dilipat menjadi amplop. Jadi, lembaran surat ini
dapat dipakai sekaligus sebagai amplop. Kegunaan surat jenis ini adalah
untuk menyampaikan berita yang agak panjang dalam sehelai kertas.
Lembaran surat jenis ini biasanya dijual di kantor pos.
- Telegram
Telegram adalah jenis surat yang berisikan pesan yang relatif singkat
yang mana dikirim dengan bantuan pesawat telegram. Surat ini akan
sampai ke tujuan dalam waktu yang singkat.
- Surat Bersampul
Surat bersampul adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan
menggunakan sampul surat. Surat jenis ini lah yang banyak kita gunakan
dalam berkomunikasi. Kelebihan surat ini dibanding dengan jenis surat
yang lain adalah lebih terjamin kerahasiaan isinya; lebih leluasa dalam
menulis isi surat; lebih santun dalam surat menyurat.
II. Berdasarkan Pembuatan Surat
- Surat Pribadi
Jenis surat ini ditulis atas nama pribadi seseorang serta berisi
masalah pribadi penulis, baik yang ditujukan kepada teman, keluarga
maupun instansi tertentu. Contoh surat ini adalah surat untuk keluarga,
surat lamaran kerja, dan surat permohonan izin bangunan.
- Surat Resmi
Surat resmi dibuat suatu instansi, organisasi atau lembaga perusahaan
tertentu yang ditujukan kepada seseorang atau lembaga tertentu lainnya.
Keberadaan instansi, lembaga, organisasi dan perusahaan tersebut
disahkan secara hukum. Contoh surat resmi adalah surat dinas, surat
niaga, dan surat sosial.
III. Berdasarkan Pesan Surat
- Surat Keluarga
Surat keluarga adalah surat yang berisi masalah-masalah keluarga atau
kekeluargaan. Contoh surat keluarga adalah surat untuk orang tua,
saudara, dan teman.
- Surat Setengah Resmi
Surat setengah resmi adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang
kepada instansi atau lembaga organisasi tertentu. Jenis surat ini
misalnya surat lamaran kerja, permohonan IMB dan surat permohonan cuti.
- Surat Sosial
Surat sosial adalah surat yang dibuat oleh lembaga sosial kepada
seseorang, organisasi, atau instansi tertentu yang biasanya berisi
berbagai masalah sosial. Misalnya, surat permintaan sumbangan dan edaran
untuk kerja bakti.
- Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang ditulis oleh suatu perusahaan
perniagaan dengan pesan berniaga. Contoh jenis surat ini adalah surat
penawaran harga, penagihan utang, lelang barang, atau pesanan barang.
- Surat Dinas
Surat ini berisikan masalah kepemerintahan atau kedinasan dari suatu
lembaga atau keorganisasian. Surat ini dapat ditujukan kepada instansi
lain, perorangan dan organisasi tertentu. Misalnya, surat keputusan,
surat perintah, dan surat tugas.
- Surat Pengantar
Surat ini ditujukan kepada perorangan atau lembaga sebagai pengatur
atau referensi seseorang untuk berhubungan dengan pihak penerima surat.
IV. Berdasarkan Keamanan Pesan Surat
- Surat Sangat Rahasia
Surat ini berisi pesan dokumen penting yang berkaitan dengan rahasia
atau keamanan suatu negara. Jenis surat ini dikirim dengan menggunakan
tiga buah sampul. Pada sampul pertama dituliskan kode SR yang merupakan
singkatan dari “Sangat Rahasia”. Pada sampul kedua dituliskan kode SRS,
yaitu singkatan dari “Sangat Rahasia Sekali” serta dibubuhi segel atau
lak untuk membuktikan keutuhan pesan surat. Pada sampul terakhir (luar)
dibuat biasa agar tidak mengundang kecurigaan orang lain. Surat jenis
ini, misalnya surat dari kementerian luar negeri, surat untuk
negara-negara tetangga, dan surat dokumen kemiliteran.
- Surat Rahasia
Jenis surat ini berisi dokumen ringan yang pesannya hanya pantas
diketahui oleh satu atau beberapa pejabat tertentu atau yang berwenang
pada sebuah instansi. Pengiriman surat ini menggunakan dua buah sampul.
Sampul pertama dituliskan kode R atau RS yaitu singkatan dari “Rahasia”
atau “Rahasia Sekali” serta disegel, sedangkan sampul kedua tidak diberi
kode apa pun. Surat jenis ini misalnya surat tentang konduet pejabat
dan surat dokumen suatu instansi.
- Surat Konfidensial
Surat yang isinya haya layak diketahui oleh beberapa pejabat tertentu
sebab pesannya memerlukan tindakan kebijaksanaan dari para pejabat
tersebut. Misalnya surat hasil rapat pimpinan dan usulan kenaikan
pangkat seseorang.
- Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang pesannya dapat diketahui oleh orang
lain tanpa mengakibatkan kerugian bagi pihak mana pun. Misalnya, surat
edaran dan surat undangan.
V. Berdasarkan Ruang Lingkup Surat
- Memorandum/ Memo
Memorandum adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau
kepada pejabat yang setingkat dengan pejabat pembuat memo. Memorandum
ini hanya berisikan catatan singkat tentang pokok-pokok permasalahan
sebagai pesan yang ingin dikomunikasikan.
- Nota
Nota adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau sebaliknya di dalam satu kantor untuk meminta data atau informasi.
- Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang dikirimkan kepada orang lain, baik yang berada di dalam maupun di luar instansi yang bersangkutan.
VI. Berdasarkan Jumlah Pembaca Surat
- Pengumuman
Pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada beberapa orang,
instansi, atau pihak lain yang namanya terlalu banyak untuk disebutkan
satu per satu. Pengumuman ini dapat digunakan dalam raung lingkup yang
terbatas maupun dalam ruang lingkup yang lebih luas. Misalnya,
pengumuman penerimaan pegawai dan kelulusan tes.
- Surat Edaran
Surat edaran adalah surat yang dikirimkan kepada beberapa orang, baik
di dalam maupun di luar kantor yang bersangkutan. Kadang-kadang, surat
ini hanya berisi sesuatu yang hanya diketahui oleh para pejabat
tertentu. Ada pula surat edaran yang dapat disebarkan ke raung lingkup
yang lebih luas.
- Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang khusus dikirimkan kepada seseorang yang
namanya tertera pada alamat surat dan hanya untuk diketahui oleh orang
yang dituju.
VII. Berdasarkan Penyelesaian Surat
- Surat Kilat
Surat kilat adalah surat yang pesannya harus dapat disampaikan kepada
penerima surat secepat mungkin. Tanggapan yang diharapkan dari surat
tersebut pun perlu dilakukan dengan cepat.
- Surat Segera
Pesan dalam jenis surat ini perlu segera disampaikan kepada penerima
surat, tetapi tidak harus dikerjakan atau ditanggapi dengan cepat
seperti pada surat kilat.
- Surat Biasa
Jenis surat ini baik cara pembuatan atau pengirimannya tidak harus diprioritaskan seperti kedua jenis surat di atas.
VII. Berdasarkan Pengertian Umum
- Surat Terbuka
Surat terbuka adalah surat yang ditujukan kepada pihak lain, biak
perorangan maupun kelompok yang biasanya dimuat di media massa atau
diedarkan secara terbuka.
- Surat Tertutup
Surat tertutup adalah surat yang cara pengirimannya diberi sampul karena isinya tidak layak diketahui oleh pihak lain.
- Surat Kaleng
Surat kaleng adalah surat yang pengirimannya tidak mencantumkan nama
dan alamat pengirim secara jelas. Pengirim surat ini tidak bertanggung
jawab terhadap isi surat. Akan tetapi untuk beberapa hal perlu juga
diperhatikan oleh penerima surat pesan dalam surat itu.
contoh : Business Letter
PT BAHAGIA SELALU
Jl. Selindung Raya No. 12 Phone. (0265) 354612
Bangka 33123
Bangka, October 10th, 2014
to
Designation. General Manager
Affair
PT MAJU TERUS
Jl. Sudirman 23
Bangka
Dear Sirs,
Through this letter, let us
introduce our company to you. Our company named PT Bahagia Selalu is
engaged in the distributor of office stationery.
According to the information
we collect, PT MAJU TERUS is a property company that is growing rapidly and
will open again some marketing office in Bangka. In this connection, let us
offer some of stationery products that we market. Together with this letter we
attach a list of items and their respective prices.
If your company needs our
services, then simply contact us via telephone numbers (0265) 35412 and we'll
deliver the goods directly to the site. Further, we will send you an invoice
each end of the month for transactions occurring in the corresponding month. We
will give special discount if accumulated purchase within one month of more
than Rp 3.000.000, - (three million rupiah).
We hope that this offer can
proceed in a form of cooperation that benefits both parties. If Mr interested,
we are ready to make presentations and conduct further discussed.
Thus we submit the offer
letter, delivered thank you for your attention.
Sincerely,
PT BAHAGIA SELALU
Samil
Marketing Manager
Sumber :
http://diamondthatha.blogspot.com/2013/07/pengertian-suratbagian-bagian-suratdan.html
